ייבוא ממערכת אחרת
מה לייצא מהמערכת הקודמת, איך להתאים עמודות, מה קורה עם כפילויות, ואיך בודקים שהכול נכנס. ואם משהו לא ברור - אנחנו עוזרים.
ייבוא הוא השלב שמפחיד הכי הרבה, ובפועל הוא הכי מכני. הסדר חשוב: קודם אנשים, אחר כך תרומות, אחר כך כל השאר. כל שלב הוא קובץ אחד.
מה מייצאים מהמערכת הקיימת
ברוב המערכות יש ״ייצוא ל-Excel״ או ״ייצוא CSV״ בכל טבלה. צריך לפחות שני קבצים:
- אנשים: שם, טלפון, דוא״ל, כתובת, וכל שדה שחשוב לכם (תגיות, קבוצה, בית כנסת, מנהל קשר). אם יש מזהה פנימי (ID) - לייצא גם אותו.
- תרומות: תאריך, סכום, אמצעי תשלום, ייעוד/קרן, מספר קבלה, והמזהה או הטלפון של התורם - כדי שנדע למי לשייך.
אופציונלי: התחייבויות פתוחות, הוראות קבע (ראו למטה), מתנדבים ושעות, מקבלי שירות, פרויקטים. כל אחד קובץ.
ייבוא אנשים
- אנשים › ייבוא. גוררים את הקובץ. המערכת קוראת את שורת הכותרות ומציגה תצוגה מקדימה של 20 השורות הראשונות.
- התאמת עמודות. לכל עמודה בקובץ בוחרים שדה במערכת. ״טלפון נייד״ ← טלפון; ״קבוצה״ ← תגיות; ״הערות״ ← הערות. עמודה שאין לה שדה? יוצרים שדה מותאם במקום, בלי לצאת מהמסך.
- כפילויות. המערכת משווה לפי טלפון ודוא״ל. לכל כפילות בוחרים: לדלג, לעדכן את הקיים, או ליצור בכל זאת. ברירת המחדל: לעדכן שדות ריקים בלבד.
- בדיקה לפני. המסך מראה כמה ייווצרו, כמה יעודכנו, כמה ידולגו, ואילו שורות בעייתיות (טלפון לא תקין, שם ריק). אפשר להוריד את השורות הבעייתיות, לתקן, ולייבא רק אותן אחר כך.
- מייבאים. כמה אלפי שורות לוקחות דקה-שתיים. בסוף: דוח, וכל הייבוא מסומן בתגית ״ייבוא 2026-10-31״ כדי שאפשר יהיה למצוא (או לבטל) אותו.
ייבוא תרומות
- תרומות › ייבוא. אותו מסך. העמודה החשובה היא מזהה התורם: ID מהמערכת הישנה (אם ייבאתם אותו לשדה ״מזהה חיצוני״ באנשים), טלפון או דוא״ל. המערכת משייכת לפי זה.
- מספרי קבלות. קבלות היסטוריות נשמרות עם המספר המקורי כ״קבלה חיצונית״. הן מופיעות על הכרטיס ובפורטל של התורם, אבל לא מופקות מחדש בהנהלת החשבונות. הקבלות החדשות ממשיכות את המספור של iCount / חשבונית ירוקה שלכם.
- ייעוד. עמודת ״קרן״ או ״פרויקט״ ממופה לקרנות ולפרויקטים. שם שלא קיים נוצר, או ממופה לשם קיים - לפי בחירתכם.
- תרומה בלי תורם (לא נמצא מי זה) נכנסת לרשימת ״לשיוך״ ולא הולכת לאיבוד.
הוראות קבע
הוראות קבע בכרטיס אשראי נשמרות כטוקנים אצל ספק הסליקה. אם אתם ממשיכים עם אותו ספק, ברוב המקרים אפשר לייבא רשימה עם מזהי הטוקן, הסכום והמועד, והגבייה ממשיכה מכאן. אם עוברים ספק - צריך לבקש מהתורמים להזין כרטיס מחדש; המערכת שולחת לכל אחד קישור מאובטח, ומראה מי כבר עדכן. הוראות קבע בבנק מייבאים כרשימה ומייצאים מס״ב מכאן. כתבו לנו לפני המעבר ונעבור על המקרה שלכם.
בודקים
- מספרים: כמה אנשים היו שם, כמה יש כאן. סך התרומות לשנה שעברה שם מול הסקירה הכספית כאן.
- דגימה: פותחים חמישה כרטיסים שאתם מכירים טוב. התרומות שם? הטלפון נכון? התגיות?
- כפילויות שנשארו: אנשים › תצוגה ״כפילויות אפשריות״ (שם דומה, טלפון שונה). ממזגים בלחיצה, עם כל ההיסטוריה.
שאלות שעולות
- כמה זמן זה לוקח? ההכנה של הקבצים - שעה עד יום, תלוי במערכת הישנה. הייבוא עצמו - דקות.
- אפשר לייבא בחלקים? כן. מי שיש לו טלפון או דוא״ל מזוהה גם בייבוא הבא, אז אפשר לייבא קובץ אנשים עכשיו ועוד אחד בעוד שבוע.
- המערכת הישנה לא מייצאת. כתבו לנו מה המערכת. לפעמים יש דרך, ולפעמים זה גיליון שמישהו צריך לבנות - ואנחנו יודעים איך.
